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數字檔案館對檔案管理體制的影響探討
論文作者:童鞋論文網  論文來源:xzytube.com  發布時間:2021/7/30 10:12:28  

摘要:檔案管理體制的設計、執行,目的在于更好地應對檔案管理這一特殊工作,最大限度確保多方面工作能夠按照相關規范、標準協調推進、順利完成。數字檔案館的建設,符合時代的發展趨勢,在科技含量方面表現突出,有利于檔案管理的創新,促進檔案管理體制的進步。

關鍵詞:數字檔案館;管理;體制;

1 數字檔案館對檔案管理體制的影響

1.1 打破傳統檔案管理局限性

檔案信息化特別是數字檔案館的發展,打破了傳統檔案管理的局限性,檔案管理體制不可能繼續按照傳統的人工模式來開展。數字檔案館建設是在一個全新的空間下進行,利用虛擬空間的無限可能,擴大了檔案管理的能力和觸角。傳統檔案管理,依然在應用論文 質模式來完成,即便是先進的論文 ,依然逃不過物理反應、化學反應的影響。但在建設數字檔案館的情況下,對檔案的長期保存、修改、應用等,都減少了論文 質等傳統檔案所造成的局限性,實現了整體上的創新。數字檔案館的存在,能夠更好地節省檔案存儲管理的空間。論文 質檔案耗費的存儲空間非常大,但是在數字存儲、云存儲環境下,可大幅節省存儲空間,打破傳統載體檔案存儲的局限性。

1.2 提高檔案管理的效率

傳統的檔案管理體制,完全遵從人工管理模式,其中不乏一些經驗豐富的人員在工作當中一絲不茍,而且總結了很多的管理技巧。但是在數字檔案館的環境下,檔案管理工作按照智能化、自動化、數字化的技術來進行,即便是剛剛入行的工作人員,同樣能夠快速實現經驗豐富人員的工作標準,這對檔案管理的效率提升意義重大。數字檔案館建設旨在對冗雜的檔案管理流程做出精簡和優化處理,既提升管理效率,又可以同步減少流程中容易出錯的環節,提高檔案管理的質量和安全性。

1.3 增加了管理的風險和挑戰

現如今的檔案管理體制,受到數字檔案館的影響,體制的所有內容完全被打破重組,雖然得到了非常不錯的積極成果,但是也需要在風險和挑戰上更好地應對。數字檔案館建設過程中,最開始的經費、設備、人員投入都非常龐大,短期內難以實現快速的轉變,需要長期的投入和鞏固。在建成以后還需要對檔案形態進行數字化轉換,該項過渡措施所耗費的時間更長。因此,固有的檔案管理體制被打破以后,在完全實現數字檔案館體制之前,中間的過渡階段會增加很多的風險。例如,檔案從論文 質轉變為電子模式的時候,有可能產生丟失、遺漏的風險,造成重大損失。因此,檔案載體的轉換必須高度謹慎。數字檔案館的建設,中間不能出現中斷的現象。從數字檔案館開始投資建設,到結束投入運營,傳統檔案管理體制也會伴隨數字檔案館的階段性成果,做出相應的轉變準備。如果數字檔案館建設出現中斷,則檔案管理體制會陷入尷尬境地,既難以回到之前的體制模式,也無法走向下一個體制目標。

2 數字檔案館應對體制影響的策略

2.1 完善數字檔案館建設內容

數字檔案館的創建、應用,對于檔案管理體制存在的影響因素較多,但是數字檔案館本身已經成了不可逆轉的潮流。因此,在數字檔案館的各類影響應對方面,需采取多元化的措施、方法來完善,促使檔案管理走向一個新的高度。數字檔案館的內容完善,是最為基礎的構成部分,無論是技術層面,設備層面,還是在建造層面,都應優化。選址方面,應在環境相對穩定的區域,加強地質勘察與分析,減少自然災害影響。加強數字檔案館的外部防護體系,減少物理、化學侵蝕現象,保持數字檔案館運轉狀態的長期穩定。設備方面,應把好數字檔案館設備引進、應用關,對設備的參數和功能進行調整完善,保持強大的設備保障支持能力,進一步提升數字檔案館的功能。技術方面,應提高數字檔案館的技術應用及操作能力。應充分采用計算機技術、信息技術、網絡技術、防護技術,不斷完善數字檔案館的技術方案。同時在檔案的數字化轉變過程中,不僅要提高效率,而且要保證質量。

2.2 創立和堅持新的管理體制

數字檔案館的運用,打破傳統的檔案管理體制后,必定塑造新的體制。新體制的控制措施需要進一步加強,既要保持體制執行的穩定性,又要在體制所提供的檔案服務方面,能夠滿足社會需求。數字檔案館的體制建設,應對傳統的體制做出革新。數字檔案館的各個崗位,在責任的承擔、義務的履行、個體工作的準則上,保持足夠的精細化,對于崗位身兼數職的情況充分規避,所有的崗位都要有自己的職責和標準,并與其他的崗位環環相扣,實現數字檔案館的良性循環體制。數字檔案館的管理應嚴格按照國家的相關規范、標準來進行。檔案本身的敏感性在于,一些檔案信息和數據有一定的機密性,不是誰想要查用就能夠查用的。因此,針對檔案查詢平臺的信息和數據訪問權限,以及各個等級的管理人員所持有的權限,需要做出嚴格的規范、設計和管理,并且伴隨著大家的崗位調整,在權限和責任上也快速地適應和轉變。在新體制的執行過程中,應加強數字檔案館管理利用情況的搜集反饋,不同崗位的工作人員應對數字檔案館的管理運轉提出有益的意見和建議,完成體制的持續性革新,促進檔案管理工作向前發展。

2.3 優化檔案業務的職能分配

檔案管理的進步,得益于不斷創新的理念和技術,檔案業務的辦理需要相關部門和人員的配合與支持,為社會公眾提供更好的服務。因此,應優化檔案業務職能分配。檔案業務的職能分配需要考慮到數字檔案館的影響,做出新的安排。檔案存儲過程中,職能本身在于對存儲的信息做出檢查,對存儲的路徑按照規范和標準來操作,對存儲的結果進行詳細的記錄,對存儲的反饋生成專業的報告過程,保留存儲的依據。檔案業務的職能分配應保持足夠的專業性。檔案工作者還需提前參與到整個系統的方案設計以及需求分析和系統實現階段中去,從檔案管理的角度提出合理的建議和意見,從全局的角度上考慮電子檔案的管理和利用。檔案工作人員應以技術發展為契機,實現檔案行業在管理理念和運行體制上的重要變革。數字檔案館建設要求檔案工作者以服務的姿態,用其建設成果為利用者服務,應該借助數字檔案館的環境,主動與相關行業系統進行交流,不能再以“坐等靠”的傳統作風來行事。在提供利用數字檔案時,應注意安全保密性,保證檔案數據和信息的安全。

3 數字檔案館建設管理應注意的事項

隨著數字檔案館建設的發展,檔案管理體制受到了越來越多的影響和挑戰。在這種情況下,數字檔案館建設及管理部門和人員應在實際工作中注意一些事項,防止一些負面影響。

3.1 強化自身安全防范管理

數字檔案館的建設、運營、維護等,對內部因素、外部因素的應對,以及各類風險的解決,需高度關注,減少因疏忽大意所造成的管理漏洞,減少對數字檔案館造成的破壞現象。數字檔案館的工作人員均應接受嚴格的培訓與考核,并注重在管理團隊當中注入新的理念,提出新的管理思路,實現數字檔案館建設、管理、運行的順利推進和創新。

3.2 重視與相關管理部門的溝通協調

在數字檔案館的管理體制方面,應與國家的安全部門相互銜接。檔案管理并非只是檔案部門的事,還需要其他的安保部門來共同配合完成,既要提供足夠的技術支持,又要在安全保障的手段上進一步增加,避免出現檔案信息數據的泄露和被盜現象。

3.3 推動數字檔案館的長遠建設

數字檔案館的科技革新,以及自身的平臺、系統優化過程中,應加強階段性的自我檢查和改良,掌握好數字檔案館的運轉方向,對于用戶提出的需求,或者是國家的檔案合作項目等,給予高度的配合,推動數字檔案館建設的長期發展。

檔案管理體制的改變,是時代發展的結果,同時也是國家進步的必然選擇。我們應充分認識到這一點,在推進數字檔案館建設的過程中積極推進檔案管理體制的變革,并通過檔案管理體制的變革來更好地促進數字檔案館建設和檔案信息化的發展。

參考文獻

[1] 張峰.新形勢下數字檔案館建設的實踐與思考[J].檔案天地,2020(05):8-9.

[2] 李華清.試論數字檔案館建設及對檔案管理體制的影響及對策[J].低碳世界,2019,9(03):313-314.

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