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科研院所科研財務助理崗位運行機制探討
論文作者:童鞋論文網  論文來源:xzytube.com  發布時間:2021/7/27 10:25:19  

摘要:以上運行機制內容作為研究所科研財務助理試行工作的探索,可能會存在不足之處。但在實施過程中,財務、科研等管理部門會在試運行中發現問題,收集意見,及時調整,總結經驗,逐步形成一套符合研究所科研經費管理實際情況,同時又行之有效的科研財務助理長效運行機制。真正做到落實中央50號文精神,讓絕大部分PI組可以使用專職科研財務助理進行科研經費管理,讓研究所科研人員從煩瑣的經費賬務工作中解脫出來,把更多的精力投入到研發工作中,以此促進研究所科技力量的聚集,實現更多更高的科技研發創新成果。

關鍵詞:科研財務助理;科研院所;

引言

從 2016 年國家發布《關于進一步完善中央財政科研項目資金管理等政策的若干意見》(以下簡稱 50 號文)開始,科研院所及大學院校實行科研財務助理為科研人員減負的工作一直在實行和探索中。基于科研院所以及大學院校各自的不同情況,執行科研財務助理制度的方式與方法都稍有不同。因地制宜,根據自身的實際情況建立符合自身需要的科研財務助理運行機制,是總結歸納方方面面經驗教訓后,切切實實為科研人員提供優質服務的工作。

一、設計背景介紹

本文擬建立科研財務助理崗位運行機制的是一家研究所,單位有科研人員及科研輔助人員約200人,設立了20多個PI實驗室,其中有經費相對較多的一級PI,也有經費相對較少的年輕PI。研究所根據50號文的要求,已經下發了《科研財務助理管理辦法》,并進行了一些推行和嘗試,但均沒有太多進展。近期單位財務部門向全所PI組進行了關于科研財務助理設置的意見收集,有PI組反映由于人手不夠,PI組完成科研經費財務報賬手續滯后,報賬單據的收集、整理及報銷審批工作占用了相關科研人員工作時間,導致科研人員疲于奔命,同時科研經費報銷效率不高,間接影響科研項目結題驗收,急需解決科研財務助理問題。故單位財務部門深感該項工作的迫切性和重要性,根據向科研人員調研的結果以及單位現有財務背景專業人員情況,擬定了科研財務助理的試運行操作實施方案。

二、科研財務助理現狀及科研經費管理問題

1.研究所20多個PI組的科研財務助理一直采取由PI組人員兼任的方式,人員類型有在職科研人員、研究生或返聘退休人員三種,原因有三:一是PI組對于自己的經費更習慣自己人管理;二是單位內部對于專職科研財務助理的編制、經費來源、歸屬管理部門一直有不同爭論;三是由于財務專業背景要求,外聘合格的科研人員可以做到,但要外聘到合格的科研財務助理難度較大。

2.兼任科研財務助理的PI組科研人員本身工作學習任務繁忙,同時不太了解經費管理以及使用的相關要求,經費的管理和使用只能在科研工作之余進行處理,可能導致經費使用出現不該有的瑕疵。研究所財務部門只能不定期召集各PI組擔任科研財務助理的人員進行各類經費管理及使用要求培訓,以此來強化其對經費管理的認識。

3.PI組目前的科研財務助理專業能力較弱,特別是新擔任該項工作的人員,對單位報銷審核制度、費用支付要求、資產管理等方面不甚了解,對項目申請的預算編制、比例控制、費用計算等內容更不清楚,出現工作失誤時常常以不知道規定作為理由,將錯誤結果推給財務處理。

4.PI組申報科研項目時,編制申報文本的項目組人員對不同項目主管部門組織的資金管理辦法不了解,出現項目申報書經費預算編制不規范的問題,缺乏嚴謹性,影響項目評審的整體評分。

5.研究所通過多年的實踐發現,一名合格的科研財務助理需要具備的財務業務水平以及政策掌控能力要求很高,即便是新招聘的財務部門人員,只能完成簡單的報銷管理工作,對于預算編制、參與答辯、審計配合與溝通等工作均無法勝任,其專業知識不足以支撐科研財務助理的工作要求。而研究所目前可以達到科研財務助理崗位要求的專職財務人員人手緊缺,無法安排出專門的科研財務助理人員來進行服務工作。

6.本次調研中,已有少部分PI組由于人員變動已經無人來擔任科研財務助理的工作,嚴重影響了PI組經費的管理和使用工作。

三、科研財務助理崗位運行機制設計原則

1.由財務部門負責對科研財務助理運行機制進行設計和管理,同時為未來可能出現的外聘、內部專職等需求設計預留空間。

圖1 科研財務助理構架圖

2.挖掘內部具有財務及管理類教育背景的人員資源,先進行科研財務助理人員上崗前培訓,培訓合格后采取兼職方式承擔科研財務助理工作,按勞取酬。

3.設置試用、聘用期限,增加PI組和財務部門共同進行考核的管理機制,并作為PI組下一輪重新選擇聘用人員的依據。

4.根據現狀采取按需設崗方式,首先為目前科研財務助理缺崗的PI組提供人員支持。

5.通過試行,磨合科研財務助理崗位要求與人員安排的平衡關系,最終形成適合研究所科研工作發展需要的科研財務助理運行機制,并保證其良性循環。

四、科研財務助理崗位設置

按照“按需設崗、依法用工、規范管理”的原則設置崗位,由PI組負責人根據自身經費的管理體量和人員情況來決定是否聘用科研財務助理,整體設計如圖1所示。

具體措施為:

1.PI組自行聘請科研財務助理,科研財務助理可為單位內部人員,也可為外聘人員,其中:內部人員由PI組簽發聘用書,外聘人員與PI組簽訂勞動關系合同。

2.財務部門根據研究所目前相關人員財務教育背景情況,增設兼職科研財務助理崗位進行試行,兼職崗位條件要求向具有財務和管理類教育背景的人員進行宣講,由其自行決定是否參加兼職崗位培訓和聘用。遵循不相容崗位相分離原則,財務部門負責PI組財務科研經費核算的記賬人員和出納人員,不得兼任該PI組的科研財務助理崗位。遵循人員回避原則,兼職人員與PI組負責人為直屬親戚關系的,不得兼任該PI組的科研財務助理崗位。

3.內部人員擔任的科研財務助理試用期2個月,彼此配合以確定是否能勝任PI組的科研財務助理崗位;正式簽訂聘用書原則上期限不超過1年(含),可按照日歷年進行聘用。若經過事前協商,PI組在新簽訂的項目任務書中列入科研財務助理人員的,則按照項目任務書的期限聘用。

4.根據不同PI組的經費規模或工作需求,一位科研財務助理可以單獨管理一項課題經費,或單獨管理一個PI組所有課題經費,或同時管理多個PI組課題經費。

5.未來根據PI組的需求情況,逐步設置專職科研財務助理崗位。同時根據人員管理的實際需要,可將財務部門設置的專職科研財務助理崗位轉移到其他部門進行管理。

五、科研財務助理崗位職責

科研財務助理應熟悉并嚴格遵守國家各級各類科研項目經費管理規定,認真貫徹執行國家財經法律法規、單位各項規章制度。科研財務助理對所承擔的科研任務負有保密義務。具體工作內容如下。

1.按照法律法規和科研經費的管理要求協助聘用PI組編制科研項目預算,并按照有關財務制度規定編報科研項目決算,參加項目申報和結題的答辯會議。

2.按照批復的預算書和任務書使用項目經費,定期到PI組(雙方約定每周一次或兩周一次)取得經費相關發票,并負責原始單據的粘貼。根據PI組負責人的授權情況,使用PI組的科研預算管理系統,協助辦理科研經費報銷和預算調整手續。

3.定期對科研經費的使用情況進行分析,提醒和督促聘用PI組項目經費使用,合理規劃和開支項目經費,避免突擊花錢和大量應付未付經費的產生。

4.協助聘用PI組完成項目結題驗收審計和各類審計與檢查,包括賬務資料的準備、與第三方審計機構的溝通與對接。

5.及時向科研人員傳達國家的法律法規和生物所的科研管理制度。

六、科研財務助理任職條件

1.認真貫徹執行黨的路線方針政策,遵守國家法律法規,有較高的政策水平、業務能力和職業道德水準,具有一定的財務會計工作經驗[1]。

2.熱愛科研財務助理工作,堅持原則,依法辦事,廉潔奉公。

3.忠實履行監督職責,自覺維護單位利益,嚴格執行財經紀律。

4.熟悉有關財經法律法規、科研項目(基地、團隊、平臺)管理和科研經費管理等制度。具備科研項目申請、經費管理、經費使用、財務驗收等方面的專業知識。

5.具有本科及以上學歷,財會、經濟、管理等相關專業知識背景的內部人員優先考慮。

七、科研財務助理薪酬或績效管理設想

1.PI組外聘科研財務助理

所需費用由科研項目的勞務費安排解決,薪酬標準由PI組根據科研財務助理承擔的工作情況與外聘人員協商,按月發放。

2.內部兼職科研財務助理

由于兼職科研財務助理需要在保證正常工作之余完成聘用PI組的經費管理工作,其正常工作績效由單位行政經費發放,其科研財務助理兼職費用則由科研項目績效安排解決,按季度發放。兼職科研財務助理根據PI組聘用書上約定的服務時間進行工作,提供服務時填寫由PI組、兼職人員管理部門、內部科研財務助理三方共同簽字的工作記錄表,作為發放兼職費用的依據。

1)兼職報酬組成分為:月度基本兼職報酬+承擔審計配合報酬+承擔檢查配合報酬。

2)制定兼職報酬發放檔次表,“月度基本報酬”建議在充分考慮工作量和常規項目績效自身比例的基礎上,按照項目總經費額度分檔次設置成一定金額區間,由PI組和兼職科研財務助理根據服務項目經費總額協商月度基本兼職費用。

3)“承擔審計配合報酬”和“承擔檢查配合報酬”可根據項目經費資料收集的難度進行劃分,如:無自籌無外撥單位項目、無自籌有外撥單位項目、有自籌無外撥單位項目、有自籌有外撥單位項目等等,按不同類型發生的審計或檢查次數,乘以單次定價來計算應支付兼職報酬。

3.未來設置內部專職科研財務助理

為更好地為科研項目服務,鼓勵專職科研財務助理提高專業水平,提升服務質量,專職科研財務助理只有單位工資部分而無單位績效部分,其績效費用由其負責管理的課題績效經費安排解決,多勞多得,多擔多得,按月發放。發放金額可參考內部兼職科研財務助理的定價方式和金額,或雙方自行協商。專職科研財務助理根據PI組聘用書上約定的服務時間進行工作,同樣填寫由PI組、助理歸屬部門、專職科研財務助理三方共同簽字的工作記錄表,作為發放其績效的依據。

八、科研財務助理人員管理設想

1.崗位管理

內部人員擔任的科研財務助理納入研究所在職人員管理,按照所屬科室進行管理,外聘科研財務助理由PI組進行管理。

2.業務管理

科研管理部門和財務部門應定期安排科研財務助理的業務培訓工作,做好科研項目實施中相關過程管理與服務等科研業務的培訓。指導科研財務助理開展業務工作,以此提高其服務于科研項目和經費管理的能力。科研財務助理上崗前需要通過科研項目以及經費管理等方面的知識培訓,合格后由財務部門提供合格科研財務助理的人員名單,供PI組自行選擇聘用。

3.考核管理

聘用期限終了,外聘科研財務助理由PI組自行考核,以確定是否繼續聘用。內部科研財務助理由PI組和財務部門共同考核,考核占比為70%:30%,PI組側重于服務質量、服務水平、完成工作情況的考核,財務部門側重于業務處理能力、政策掌握水平等的考核。考核結果在一定范圍內公布,供PI組在下一輪聘用中參考。

4.未到期聘用終止

由于PI組或科研財務助理等各方原因,發生未到期的聘用行為需要終止時,提出方應提前1月書面告知對方和財務部門,以便做好業務移交或授權取消等工作。

九、擬運行科研財務助理機制的優缺點分析

1.優點

結合單位情況,設計不同的聘用類型,便于PI組根據自身情況進行選擇,符合管理實際;細化管理渠道和運行流程,便于實際工作操作;根據單位現狀,從財務人員兼職開始,給急需服務的PI組進行試行,既解決實際問題,又促進“放管服”改革工作的實踐和落實。

2.缺點

兼職財務人員緊缺,可提供服務的人員不足,PI組無更多的人員選擇;財務人員工作任務重,可能出現忙于財務工作而應付科研財務助理兼職工作的情況;確定兼職報酬標準難度大,如何做到公平地體現科研財務助理的服務價值,又不占用太多PI組項目績效額度,需要多方進行溝通協商。

結語

以上運行機制內容作為研究所科研財務助理試行工作的探索,可能會存在不足之處。但在實施過程中,財務、科研等管理部門會在試運行中發現問題,收集意見,及時調整,總結經驗,逐步形成一套符合研究所科研經費管理實際情況,同時又行之有效的科研財務助理長效運行機制。真正做到落實中央50號文精神,讓絕大部分PI組可以使用專職科研財務助理進行科研經費管理,讓研究所科研人員從煩瑣的經費賬務工作中解脫出來,把更多的精力投入到研發工作中,以此促進研究所科技力量的聚集,實現更多更高的科技研發創新成果。

參考文獻

[1] 蔣莉平.高校科研財務助理管理模式初探[J].會計之友,2017(17):118–120.

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